Phasis Yucan QM
Kwaliteit binnen een organisatie is een van de sleutels tot succes, op korte en op lange termijn. Om de gewenste kwaliteit te bereiken en te behouden, is een continu evaluatie- en verbeterproces onmisbaar.

Yucan QM is ontworpen om organisaties behulpzaam te zijn bij kwaliteits- en verbetermanagement.
Met behulp van Yucan QM bent u in staat kwalitatieve managementinformatie binnen uw organisatie doelmatig en overzichtelijk binnen uw bereik te brengen en te houden.

U bouwt een bestendig kwaliteitsportfolio voor de door u gekozen organieke eenheden op.
Een portfolio dat u jaar na jaar kunt bijstellen en waarbij u steeds in beeld hebt waar u als organisatie staat en waar u kunt verbeteren.

Kwaliteit in beeld en beweging
Met behulp van Yucan QM brengt u op gestructureerde en transparante wijze in beeld hoe uw organisatie presteert, wat de verbeterpunten zijn en met welke acties verdere verbetering kan worden aangebracht.

Yucan QM brengt inzicht in de kwaliteit van uw organisatie doelmatig binnen handbereik. Eenvoudig samenwerken binnen een omgeving die de PDCA-cyclus ondersteunt, veel zaken stroomlijnt en geautomatiseerd voor u afhandelt, waar continu inzicht wordt gegeven en waar ook uw bewijsstukken worden gearchiveerd.

Zelfevaluatie, audit en verbeterplannen
Met behulp van Yucan QM kunnen zelfevaluatie, audits, het opstellen van verbeterplannen en de voortgangs-bewaking ervan gestructureerd en efficiënt worden uitgevoerd.

Zelfevaluatie is het systematisch verzamelen en analyseren van informatie door direct betrokkenen om inzicht te geven in de geleverde kwaliteit. Middels de zelfevaluatie geeft een organisatie of onderdeel daarvan aan in hoeverre aan gestelde eisen wordt voldaan. Daarbij worden steeds relevante bewijsstukken toegevoegd.
Zelfevaluatie draagt het risico in zich van subjectiviteit. Dit risico kan worden weggenomen door het zoeken naar feedback van derden. Dit gebeurt middels de audit. Auditoren hebben zich door opleiding en ervaring bekwaamd om een oordeel uit te spreken over de zelfevaluatie, afgezet tegen een norm.

Een zelfevaluatie en een audit leiden tot het formuleren van verbeterpunten. Om de verbeterpunten aan te pakken kunnen één of meer verbeteracties (SMART) worden geformuleerd. Tezamen het verbeterplan.

Rapportage en verslaglegging
De zelfevaluatie, de audit en het verbeterplan kunt u aanwenden voor interne en externe verantwoording aangaande de kwaliteitsborging binnen uw organisatie en de daarmee behaalde resultaten. Het proces tezamen met de uitkomsten kan ook worden ingezet als sturingsinstrument.

Yucan QM genereert automatisch rapporten op diverse detailniveaus. U kunt deze samenvoegen en aggregeren. De rapporten bieden u profielschetsen van uw organisatie en inzicht in de mate van verbetering in de tijd.

Kwaliteitsystemen
Binnen Yucan QM kunt u werken met het kwaliteits-systeem of de vragenlijst van uw keuze. Denkt u daarbij onder andere aan het INK-managementsysteem, ISO, inspectiekaders of afgeleiden daarvan, die zijn toegesneden op uw sector, branche of eigen organisatie.

Uw adviseur of kwaliteitsmedewerker stelt in overleg met u vast welk systeem wordt gebruikt en op welke eisen en indicatoren wordt gemeten en getoetst. Daarbij kan binnen Yucan QM worden gewerkt met bestaande kwaliteitsystemen, aangepaste versies daarvan, of een geheel voor u op maat ingericht systeem of vragenlijst.

Voorbeeld:   INK Positie en Ambitiebepaling
Binnen Yucan QM zijn reeds verschillende kwaliteitsystemen of vragenlijsten voor u beschikbaar. U kunt deze direct gaan gebruiken. Wanneer u voor uw organisatie een aantal eigen eisen en indicatoren wilt toevoegen of een geheel eigen model wilt inrichten, kan dit binnen Yucan voor u op maat worden aangemaakt.

Eigen beheer
Indien gewenst kunnen uw kwaliteitsmedewerkers ook zelf Yucan inrichten. Voor het gebruik van de beheeromgeving van Yucan QM is een training nodig. Uw adviseur kan u daarbij verder adviseren.

Zelfevaluatie met of zonder audit
Zelfevaluatie binnen Yucan QM leidt tot transparantie en inzicht in de sterkten en zwakten van uw organisatie. Uitvoering van een (steekproefsgewijze) audit kan het risico van subjectiviteit wegnemen.
Feiten, meningen, verbeterpunten en bewijsstukken komen en blijven binnen Yucan QM duidelijk geordend beschikbaar. Zelfevaluatie en audit volgen daarbij dezelfde onderwerpen, werkwijze en rapportstructuur. Daardoor kunt u steeds eenvoudig met een druk op de knop vergelijken wat de interne en externe conclusies en verbeterpunten zijn.

Binnen Yucan QM kiest u zelf welk traject u wilt door-lopen. U kiest bijvoorbeeld bij aanvang voor een zelfevaluatie. Aan de hand van de uitkomsten bepaalt   u of u audits op uw organisatie of delen daarvan wilt laten uitvoeren en/of een verbeterplan wilt koppelen. Bij een nieuwe periode kunt u opnieuw kiezen:zelfevaluatie, met of zonder audit en/of een verbeterplan.

Individueel werken of in teamverband
Door in teamverband te werken ontstaat naast een breed beeld ook draagvlak. De aard van uw organisatie of tijdsdruk kunnen er echter toe leiden dat u een zelfevaluatie en verbeterplan liever bij individuele personen wilt neerleggen.

Binnen Yucan QM kunt u zowel individueel als in team-verband werken. Na aanvang van een evaluatie kunt u van een individuele aanpak overgaan naar een aanpak in teamverband. Na afsluiting van iedere periode kunt u opnieuw kiezen of u individueel of in teamverband verder wilt gaan.

Periodiek werken aan kwaliteitsverbetering
Uw organisatie kan jaar na jaar gebruik maken van Yucan QM en daarmee op gestructureerde wijze invulling geven aan de PDCA cyclus en een eigen en bestendig kwaliteitsportfolio.
Evaluatiegegevens, rapportages en bewijsstukken blijven bewaard en beschikbaar. Conclusies worden automatisch als startpunt meegenomen naar volgende perioden. Uw kwaliteitssysteem kan worden aangepast terwijl resultaten door de tijd vergelijkbaar blijven. Deelnemers kunnen zowel gedurende een cyclus als in opvolgende cycli door u worden gewijzigd.

Eenvoudig in gebruik
Yucan QM is een webapplicatie. Als organisatie hoeft u niets te installeren. Uw medewerkers kunnen 24 uur per dag, zeven dagen per week via het internet samenwerken aan kwaliteit.

Wanneer u gebruik maakt van een bestaand kwaliteits-systeem kunt u direct beginnen. Uw adviseur of kwaliteitsmedewerker voert de door u opgegeven deelnemers in en start voor u een traject.
De door u opgegeven deelnemers en de coördinator ontvangen per e-mail een uitnodiging. Via de daarin gepresenteerde link komen zij op de startpagina van de evaluatie en kunnen daar direct beginnen.

Yucan QM leidt de deelnemers op een transparante en gebruiksvriendelijke manier door het traject.

Wat van de deelnemers wordt verwacht is helder omschreven in Yucan QM. 15 minuten inlezen in een korte instructie en omschrijving van de toegewezen rol volstaan. Er is voor gebruik door deelnemers geen verdere training nodig.

Integriteit
Uw gegevens zijn in beginsel uitsluitend beschikbaar voor uw eigen organisatie.
Binnen Yucan QM kunt u zelf bepalen welke gegevens voor wie beschikbaar zijn. Als vuistregel geldt dat het proces van de zelfevaluatie en dat van de audit alleen zichtbaar zijn voor de directe deelnemers. U kunt er daarbij voor kiezen andere internen en externen   toegang te geven tot eindrapportages. Dit kan bijvoorbeeld van nut zijn bij intern of extern (proportioneel) toezicht.

Kosten
Voor het gebruik van Yucan QM hoeft u niet te investeren in softwareoplossingen of installaties. U betaalt een vast bedrag per evaluatietraject en gebruiksperiode. U kiest daarbij uit 1 jaar (jaartraject) of 1 dag (dagtraject). De gebruiksperiode stelt u zelf in. U kunt opvolgend een nieuwe periode starten. U kunt tot 25 personen (jaartraject) of 5 personen (dagtraject) bij een afzonderlijk evaluatie-traject betrekken. U betaalt niet per gebruiker!

Wanneer u gebruik wilt maken van een maatwerkmodel kan uw adviseur u kosten in rekening brengen voor het uitwerken en plaatsen van dat model. U kunt dit ook zelf doen. Daarvoor is een training nodig.

Gebruik Yucan QM
U kunt het gebruik van Yucan QM in een promofilmpje bekijken via de link: Wat is Yucan? en Hoe werkt Yucan?

Demo’s en uitproberen
Binnen Yucan QM zijn een aantal demo’s beschikbaar. U kunt Yucan QM uitproberen door een demo-evaluatie te starten waarin u geheel vrijblijvend 3 weken kunt werken.

Demo starten:
http://phasis.yucan.nl